PRIVACYVERKLARING VOOR PATIENTEN EN NAASTBETROKKENEN

1. GEGEVENSBESCHERMINGSBELEID 

PPC Pittem hecht veel belang aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van haar patiënten. In het privacybeleid staat omschreven hoe PPC Pittem hiermee omgaat. Via deze privacyverklaring voor patiënten en naastbetrokkenen (hierna “verklaring” genoemd) wenst PPC Pittem haar patiënten en hun naastbetrokkenen zo goed mogelijk te informeren over de wijze waarop persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt door PPC Pittem. 

1.1. PPC Pittem als verwerkingsverantwoordelijke  

Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die door ons worden opgevraagd en gebruikt. Als verwerkingsverantwoordelijke nemen wij de maatregelen die waarborgen dat u: 

• geïnformeerd blijft over onze verwerkingen van uw persoonsgegevens en over uw rechten; 
• de controle behoudt over de persoonsgegevens die wij verwerken;  
• uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens kan uitoefenen. Meer informatie over uw rechten kan u vinden onder punt 7 van deze verklaring. 

1.2. Definities 

In punt 2 van ons privacybeleid omschrijven wij de verschillende gehanteerde termen en begrippen met betrekking tot gegevensbescherming. 

1.2.1. Persoonsgegevens 

Iedere vorm van informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals een patiënt. Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die rechtstreeks of onrechtstreeks kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificatienummer (bijv. rijksregisternummer), locatiegegevens, online identificator (bijv. IP-adres), of één of meerdere elementen die kenmerkend zijn voor zijn of haar fysieke, fysiologische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit.  

1.2.2. Verwerking  

Elke bewerking of elk geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens al dan niet uitgevoerd met behulp van automatische procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren, combineren, afschermen, uitwissen of vernietigen van persoonsgegevens.  

1.2.3. Patiënt 

De natuurlijke persoon, opgenomen of behandeld in het ziekenhuis. 

 

2. OVER WELKE GEGEVENS GAAT HET?  

Persoonsgegevens die PPC Pittem verwerkt, zijn:  

- Identificatie- en contactgegevens van de patiënt en zijn contactpersonen (o.a. naam, geboortedatum, rijksregisternummer, adres, telefoonnummer, e-mailadres) 

- Diagnostische gegevens, hieronder begrepen medische gegevens, meer bepaald:  

• Psychosociale gegevens Voorbeelden: gezinssituatie, werksituatie, mutualiteit, financiële situatie, levensgeschiedenis, … 
  Psychiatrische diagnostiek Voorbeelden: psychiatrische voorgeschiedenis, diagnose, risicotaxatie, resultaten van psychodiagnostisch onderzoek, …
• Somatische diagnostiek Voorbeelden: resultaten bloedonderzoek, EEG, EKG, parameters, allergieën, …

- Gegevens over de behandelplanning, de behandeling en de evaluatie van uw behandeling.   
Voorbeelden: behandelplan, therapieprogramma, teambesprekingen, observaties, (bij)werking van medicatie, wondzorg, diëten, contacten met derden, begeleiding rond werk/vrijetijdsbesteding/school, attesten, tevredenheidsmetingen, … 

 

3. VOOR WELKE DOELEINDEN WORDEN DEZE GEGEVENS GEBRUIKT?  

Gegevens van de patiënt en contactpersonen worden verwerkt in functie van de behandeling en bijhorende organisatieprocessen. Het gaat hierbij over:  

- medisch-psychiatrische behandeling  
- medicamenteuze behandeling  
- psychotherapeutische behandeling 
- somatische behandeling 
- psychosociale begeleiding 

Het betreft verwerkingen zowel tijdens de hospitalisatie (= zorg) als in de periode voorafgaand aan (= voorzorg) en navolgend op de hospitalisatie (=nazorg).  

We verwerken persoonsgegevens voor de patiëntenadministratie die met de behandeling gepaard gaat. Voorbeelden: facturatie, afsprakenbeheer, attesten, mutualiteit, vervoer, ontslag, dienstverlening in het ziekenhuis, … 

We verwerken persoonsgegevens van patiënten en contactpersonen in het kader van activiteiten die aanvullend zijn op de individuele behandeling. Voorbeelden: infoavonden, sportactiviteiten, lezingen, … 

Daarnaast verwerken wij gegevens voor het verbeteren van de zorgkwaliteit. Op organisatieniveau doen we dit zo veel mogelijk gepseudonimiseerd (met codesleutel) of geanonimiseerd. Op individueel niveau en/of als het de patiënt aanbelangt, verwerken we nominatief. Voorbeelden: tevredenheidsenquêtes, meten van effecten van de behandeling, ombudsdienst, incidentmeldingen en –analyses, … 

Tot slot verwerken wij soms persoonsgegevens voor (algemene) communicatie en beeldvorming. Voorbeelden: de organisatie van evenementen met een ruimere maatschappelijke betekenis (zoals Rode Neuzen dag), …  

 

4. WAT IS DE JURIDISCHE BASIS VOOR HET VERWERKEN VAN UW GEGEVENS? 

Uw persoonsgegevens kunnen enkel rechtmatig door ons worden gebruikt en verwerkt indien aan minstens één van de volgende voorwaarden is voldaan: 

• • Het gebruik van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst die u met ons heeft gesloten of om, op uw verzoek, de noodzakelijke stappen te kunnen zetten om tot een overeenkomst met ons te komen.  Als patiënt verklaarde u zich akkoord om u door ons te laten behandelen. Dit houdt in dat wij, ruimer dan de wettelijke verplichting van het patiëntendossier, bepaalde persoonsgegevens moeten verwerken om u onze zorg en diensten te kunnen aanleveren. Voorbeelden: patiëntenvervoer, verzekering, aanvragen van ondersteuning m.b.t. taal/cultuur (bijv. tolk), bezoek & telefonie, … 
  • Wij beschikken over uw uitdrukkelijke en vrije toestemming om uw persoonsgegevens voor een bepaald doel te gebruiken.  Zo zullen wij uw toestemming vragen voor bepaalde specifieke behandelingen waarbij geïnformeerde toestemming vereist is, uitnodigingen voor informatieavonden, deelname aan tevredenheidsenquête,  … 
  • Het gebruik van uw persoonsgegevens noodzakelijk is voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen, in de mate dat dit opweegt tegen uw belangen en rechten.  Wij baseren de verwerkingen die noodzakelijk zijn om als organisatie te kunnen functioneren op ons gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld in functie van kwaliteitscontroles, de analyse van incidenten, … 
  Wij kunnen wettelijk verplicht zijn om bepaalde gegevens te verwerken, en in het bijzonder door te geven naar de betrokken overheden, bijvoorbeeld het openen en bijhouden van een (multidisciplinair) patiëntendossier.
• • Uw persoonsgegevens zullen worden verwerkt wanneer dit noodzakelijk is om uw vitale belangen te vrijwaren.  
•  

5. WIE HEEFT TOEGANG TOT UW GEGEVENS? 

Alle artsen en medewerkers die voor ons ziekenhuis werken en bij uw behandeling betrokken zijn, hebben toegang tot die gegevens die noodzakelijk zijn voor het uitoefenen van hun functie.  

Omdat de behandeling veelzijdig en interdisciplinair is, is interne informatie-uitwisseling (tussen medewerkers die bij uw behandeling betrokken zijn) noodzakelijk.  

De applicatieverantwoordelijke voor het elektronische patiëntendossier en de informatici hebben toegang tot de gegevens in functie van de ontwikkeling en het beheer van het elektronisch patiëntendossier. Ook de stafmedewerkers, verantwoordelijk voor de kwaliteitscontroles, hebben toegang tot het elektronisch patiëntendossier.    

Daarnaast doen wij beroep op externe leveranciers om u onze zorgen en diensten te kunnen aanbieden, onder meer elektronische applicaties, financiële, boekhoudkundige en soortgelijke diensten, extern patiëntenvervoer, … Aangezien deze derden toegang hebben tot persoonsgegevens hebben wij technische, organisatorische en contractuele maatregelen genomen die waarborgen dat uw persoonsgegevens alleen worden verwerkt en gebruikt voor de doeleinden vermeld onder punt 3 van deze verklaring. 

Alleen als wij hiertoe wettelijk verplicht zijn, kunnen uw persoonsgegevens worden verstrekt aan toezichthoudende instellingen, fiscale instanties en onderzoeksdiensten. 

 

6. HOE LANG BEWAREN WE UW GEGEVENS? 

Zoals de wet bepaalt, bewaart PPC Pittem het patiëntendossier tot 30 jaar na ontslagdatum van de patiënt. Wij hebben een procedure die, op basis van de geldende regelgeving, omschrijft hoe het toezicht op en de toegang tot het (papieren en elektronische) archief georganiseerd wordt. 

Persoonsgegevens die zijn opgeslagen buiten het patiëntendossier, bewaren we niet langer dan nodig voor het verwerkingsdoel. Voorbeelden: registratie van wie een fiets heeft ontleend, registratie van de betaalde waarborgen voor de kastsleutel, … 

Omdat de noodzaak om gegevens te bewaren kan variëren per gegevenstype of per verwerkingsdoel, kunnen de werkelijke bewaartermijnen aanzienlijk variëren. Wij nemen onder meer volgende criteria in acht bij het bepalen van de beweringstermijnen:  

• Hoe lang zijn de persoonsgegevens nodig om de gevraagde dienstverlening te kunnen leveren? 
• Hebben wij een bepaalde specifieke bewaringstermijn vastgesteld en aangekondigd? 
• Hebben wij toestemming gekregen voor een langere bewaringstermijn? 
• Hebben wij een wettelijke, contractuele of vergelijkbare verplichting om de gegevens te bewaren? 

Zodra Uw gegevens niet langer nodig zijn en wij ook geen wettelijke bewaarplicht hebben zullen wij deze definitief verwijderen of, indien dit niet mogelijk is, anoniem maken in onze systemen. 

 

7. HOE BEVEILIGEN WE UW PERSOONSGEGEVENS? 

Uw persoonsgegevens worden beschouwd als strikt vertrouwelijk. Wij treffen de gepaste technische en organisatorische maatregelen om de verstrekte en verzamelde persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, onbedoelde wijziging, beschadiging, toevallige of onwettige toegang of enige andere ongeoorloofde verwerking van persoonsgegevens.  

 

8. WAT ZIJN UW RECHTEN? 

8.1. Rechten met betrekking tot (verwerking van) uw persoonsgegevens 

8.1.1. Recht op inzage en afschrift 

U heeft recht op een zorgvuldig bijgehouden patiëntendossier met mogelijkheid tot inzage en afschrift.  

8.1.2. Recht om uw persoonsgegevens te verbeteren 

U heeft het recht om foutieve, onvolledige, ongepaste of verouderde persoonsgegevens te laten verwijderen of recht te zetten. 

8.1.3. Recht om uw toestemming in te trekken 

Wanneer de verwerking gebaseerd is op uw toestemming zoals uiteengezet onder punt 4, dan heeft u het recht om deze toestemming op elk ogenblik in te trekken.  

8.1.4. Recht om tegen bepaalde verwerkingen bezwaar te maken 

Wanneer uw persoonsgegevens verwerkt worden met het oog op statistische doeleinden, ingeval van redenen die met uw specifieke situatie verband houden, heeft u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.  

8.1.5. Recht op wissing van uw persoonsgegevens 

U heeft een recht op wissing van uw persoonsgegevens. Dat betekent dat u ons kan vragen om te stoppen met het gebruiken van uw persoonsgegevens.  Bepaalde persoonsgegevens kunnen wij echter wel blijven verwerken of bijhouden, na een afweging van uw belangen met die van ons, bijvoorbeeld ons gerechtvaardigd belang of wettelijke bepalingen (bijv. de wettelijke verplichting om het patiëntendossier 30 jaar te bewaren). 

8.1.6. Recht op overdracht van uw persoonsgegevens 

Voor wat betreft de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van uw toestemming of omdat dit noodzakelijk is voor levering van de gevraagde diensten, kan u ons vragen om uw persoonsgegevens – in een gestructureerde, gangbare en digitale vorm – naar u door te sturen zodat u deze kan opslaan voor persoonlijk (her)gebruik, of om deze persoonsgegevens rechtstreeks door te sturen andere gegevensverwerkingsverantwoordelijke, voor zover dit technisch mogelijk is voor ons. 

8.1.7. Recht op beperking van bepaalde verwerkingen 

U kan ons verzoeken om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken in de volgende gevallen:  

• Indien u de juistheid van de persoonsgegevens betwist, kan u om een beperking van de verwerking verzoeken gedurende een periode die ons in staat stelt de juistheid van de persoonsgegevens te controleren. 
  Indien de verwerking onrechtmatig is en u zich verzet tegen het wissen van de persoonsgegevens en u ons in de plaats daarvan verzoekt om de beperking van het gebruik ervan. 
  Indien wij uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor de verwerkingsdoeleinden vermeld onder punt 3, maar u deze wel nog nodig heeft voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. 
  Indien u bezwaar heeft gemaakt tegen een verwerking, zullen wij deze verwerking beperken, in afwachting van het antwoord op de vraag of de gerechtvaardigde gronden van PPC Pittem zwaarder wegen dan die van u. Wanneer u het recht op de beperking van de verwerking heeft verkregen, zullen wij, afgezien van het opslaan van de gegevens, geen verrichtingen meer uitvoeren met de desbetreffende persoonsgegevens. 

8.2. Hoe kan u uw rechten uitoefenen? 

Voor een vraag met betrekking tot het uitoefenen van (één van) uw rechten, richt u zich best tot uw behandelende arts. Deze werkt hiervoor nauw samen met onze privacyverantwoordelijke op basis van onze interne procedures.  

Bij de uitoefening van uw recht verzoeken wij u om duidelijk aan te geven op welk recht u zich wenst te beroepen en tegen welke verwerking(en) u zich eventueel verzet of welke toestemming u wenst in te trekken. 

Indien u een vraag of klacht heeft over onze verwerking van persoonsgegevens dan kan u contact met ons opnemen via de volgende kanalen: 

- per e-mail: annelies.naert@ppcpittem.be
- schriftelijk op het adres: Annelies Naert, PPC Pittem, Boterstraat 6 8740 Pittem 

PPC Pittem laat zich ook bijstaan door een externe data protection officer (DPO) die rechtstreeks gecontacteerd kan worden via dpo@bdo.be.  

Indien U niet tevreden bent met ons antwoord, indien U opmerkingen heeft omtrent de uitoefening van Uw rechten of indien U meent dat onze verwerking van Uw persoonsgegevens niet in regel zou zijn met de wetgeving, dan heeft U het recht om hierover klacht in te dienen bij Gegevensbeschermingsautoriteit. Alle informatie kan hieromtrent gevonden worden op www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.  

8.3.  Aandachtspunten bij het uitoefenen van de rechten 

Omdat wij persoonsgegevens verwerken in een context van gezondheidszorg, worden de rechten met betrekking tot uw gegevens tweeledig geregeld: de GDPR-verordening enerzijds, de Wet op de patiëntenrechten anderzijds.  In de praktijk betekent dit dat wij soms verschillende rechten en belangen tegen elkaar moeten afwegen. 

Voor meer duiding hierover kan u terecht op www.gegevensbeschermingsautoriteit.be en op www.patientrights.be.  

We wensen u er ook op te wijzen dat het verzet tegen bepaalde verwerkingen of het intrekken van uw toestemming voor bepaalde verwerkingen van uw persoonsgegevens tot gevolg kan hebben dat u niet langer geïnformeerd zal worden of gebruik zal kunnen maken van door ons aangeboden activiteiten of diensten. 

 

9. AANPASSINGEN VAN DEZE VERKLARING  

Deze verklaring kan door ons worden aangepast of aangevuld indien wij dit nodig achten.  

Als er belangrijke wijzigingen worden aangebracht in deze verklaring, wordt de datum van bijwerking van de verklaring aangepast en zullen wij u hiervan eveneens op de hoogte brengen en u een kopie van de bijgewerkte verklaring bezorgen.